ＩＳＯ14001対策室
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| ISO14001概要 4.4.5文書管理 文書類 環境マネジメントシステム及びこの規格で必要とされる文書は管理すること。記録は文書の一種ではあるが、4.5.4に規定する要求事項に従って管理すること。 ａ）発行前に適切かどうかの観点から文書を承認する。 ｂ）文書をレビューする。また、必要に応じて更新し、再承認する。 ｃ）文書の更新の識別及び現在の改訂版の識別を確実にする。 ｄ）該当する文書の適切な版が、必要なときに、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。 ｅ）文書が読みやすく、容易に識別可能な状態であることを確実にする。 ｆ）環境マネジメントシステムの計画及び運用のためにぞ式が必要と決定した外部からの文書を明確にし、その配付が管理されていることを確実にする。 ｇ）廃止文書が誤って使用されないようにする。また、これらを何らかの目的で保持する場合は、適切な識別をする。 【環境マネジメントシステム及びこの規格で必要とされる文書は管理すること。】 4.4.4文書類で定めた文書がここの文書に該当します。 【ａ）発行前に適切かどうかの観点から文書を承認する。】 文書は発行前に承認されていなければなりません。あらかじめ承認する責任者を決めておいた方が良いでしょう。文書管理で決めておけば、誰が承認するのか明確になります。 【ｂ）文書をレビューする。また、必要に応じて更新し、再承認する。】 文書は見直し→改訂→再承認を行わなければなりません。最低でも年1回の見直しは欲しいところです。 また、規格の要求事項は【必要な場合は更新し】となっているので、改訂が必要な文書だけで良いということになります。見直しは定期的とはなっていませんので、特に定める必要はありませんが、見直しが抜けそうであれば、定めておいても良いでしょう。 これは、他の組織での話ですが、文書を見直しを実施したか否かの記録が必要と言われたそうです。要は“見直さなかった”という記録が必要と言われたそうです。筆者もそこまで、必要とは思いませんが、たとえば、承認が4年前とかになっている文書はどうかなと思いますね。少なくても4回の見直しを行って1回も改訂されていないということになりますから。必要な文書であれば、誰かが見ている時におかしい点や不都合な点が見つかるのではないでしょうか、そのような場合がないのであれば、本当にその文書は必要なのでしょうか。規格が要求しているから必要。となっているのではないでしょうか？ 管理の方法を含めて、一考は必要かも知れませんね。あるのであればですけど。 【ｃ）文書の更新の識別及び現在の改訂版の識別を確実にする。】 文書を作成及び改訂した場合に発生するのが旧文書と新文書の識別です。この識別をどのようにするかということになりますが、一般的には文書番号と改訂番号を付与して管理する方法が良く取られています。 筆者の組織でも同様の方法を取っています。更に文書、帳票含めて電子掲示板で配付を行っております。しかし、現在、2点問題が発生しています。1つ目は、電子ゆえに文書番号や改訂日をいじる人がいるんです。2つ目に、この電子の掲示板を見れる人が特定されている。ある程度の役職の人でなければ見れないという点です。1つ目は、変更しないように言うしかないのかなと思っています。2つ目は所属長や係長クラスあるいは持っている人から担当者が必要なものを貰う。また、EMSの連絡等もメールで行っているので、所属長から担当者へ連絡が行くことにしていますが、これが連絡の行かない部署もあります。所属長の職務怠慢と言ってしまえばそれまでですが、そこで現在は、文書や帳票に変更があった場合は、担当者宛に用紙で変更のあった文書名を伝えると、環境の委員会で発表するで対応しています。問題点が出てくるとすれば、これからでしょう。 文書番号と改訂番号を文書に付与すれば、後はどうやってこの文書を管理するかです。こちらも一般的には文書管理台帳などを使用している組織が多いですし、また、確実な方法でしょう。 【ｄ）該当する文書の適切な版が、必要なときに、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。】 事務局の方法で考えると、まず、保管場所を決めます。その保管場所は「○○室のどこどこの棚」具体的に言いますと、「総務課のEMS文書と表示のされた棚」と決めておけば良いでしょう。 次に各部署での管理ですが、これも同じように、保管場所を決めておけば特に問題はないでしょう。筆者の組織の場合ですと、原本は総務課にあり、各部署はもちろん原本のコピーも良いですが、電子掲示板の方から印刷すると決めています。印刷される文書には、承認済みであるとか、参考掲示などを記載しPDFで保存してあるので、変更は出来ません。帳票は、ワード、エクセルで保存してありますが、原本は変更出来ないようにセキュリティーを掛けてあります。そして、各部署が印刷した文書はどうなるのかと言いますと、各部署で管理するとしています。管理できているかどうかは、内部監査でチェックをしています。 【ｅ）文書が読みやすく、容易に識別可能な状態であることを確実にする。】 文書が読みやすくとは、読めるようにしておくということです。破れていたり、汚れていたりしてはいけません。また、容易に識別可能であるということは、出したいものが、出したいときに、すぐに出せるということです。 【ｆ）環境マネジメントシステムの計画及び運用のために組織が必要と決定した外部からの文書を明確にし、その配付が管理されていることを確実にする。】 外部文書ということになります。これは、外部より入手した文書で、環境マネジメントシステムの運用に関与する、又は必要な文書が該当します。 では、どのような文書が該当するか？法令・条例・通達、指針、協定書、本社からの受領文書、顧客からの受領文書、ＪＩＳ規格などが該当するそうです。筆者の組織としては法令・条例・通達、指針、協定書については、総量規制基準の通知書などしか入れていません。後のものは大体がインターネット等でわかる範囲になっています。その他には、環境に関わるところの判断の基準であったり記入要領とか、推進マニュアルといった具合の変更されていたら困るような文書を外部文書として取り扱っています。 正直、ちょっと弱いかなと今後見直しが必要な項目ではあります。ちなみに、変更されて困る文書と言えば、ISO14001：2004の要求事項及び利用の手引きも含まれるのかも知れません。組織によって色々な考えはあるでしょうけど、基本的には、外部より配信されていて、それを基準にしている文書で、変更されていたら困る文書という考えでやっています。しかし、審査の時に求められたことがないので、確認されたら、色々と出てくるかも知れません。そういう意味では、もう一度見直しを行いたい項目です。 【ｇ）廃止文書が誤って使用されないようにする。また、これらを何らかの目的で保持する場合は、適切な識別をする。】 改訂が行われた場合の旧文書の取り扱いについて、になりますが、旧文書は廃棄しなさいと、色々な書物等で記載してありますが、今まで使用していた旧文書には、それまでに色々なメモ等があるのではないでしょうか。もしあるのであれば、廃棄してしまったら、分からなくなってしまします。もちろん、「内の組織の文書はメモなどしなくても、誰でも理解できるんだ」と言われるのであれば良いですが、正直、筆者の組織の文書も色々とメモをしながら進んでいます。（もちろん原本にはしませんよ。）ですので、筆者は旧文書には、面倒ですが、全て“旧”という文字を入れています。ですが、これをシステムにしている訳ではありません。あくまでも各部署で管理を行うと決めているだけです。ｄ）の識別でもあったように、これも今後の課題と思っています。 一番良いのは、新文書と旧文書を差替えて、旧文書は廃棄すると、するのがベストです。 |
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